Cara Menggunakan Data Validation pada Excel 2010

Ketika bekerja dengan dokumen Excel pasti ada kemungkinan kita memasukkan data yang salah. Entri yang salah ini akan berakibat buruk terutama ketika membuat laporan sensitif.

Bayangkan data laporan keuangan yang ketika kita harusnya memasukkan nilai angka tetapi malah kita masukkan teks, tentunya penjumlahan angka-angka pada laporan tersebut akan menjadi kacau.

Sebagai contoh, coba perhatikan screenshot dokumen di bawah ini. Adakah hal yang aneh?

Terlihat bahwa total nilai adalah 175000 padahal seharusnya adalah 366000 (45000 + 130000 + 191000). Apa kesalahan yang terjadi? Ternyata pada nilai untuk Powerbank tertulis 19I000 (sembilan belas diikuti huruf I dan tiga angka nol) dan bukannya 191000 (seratus sembilan puluh satu ribu rupiah).

Untuk mencegah hal-hal seperti ini Anda dapat menggunakan fitur Data Validation. Ikutilah langkah berikut yang menunjukkan pemakaian Data Validation.

1. Buatlah worksheet baru pada aplikasi Excel 2010 Anda.
2. Ketiklah data persis seperti yang terlihat pada gambar di atas.
3. Pilih range D2:D4.
   
   
4. Pilih tab Data, klik menu Data Validation.
   
   
5. Pada dialog Settings yang muncul, terdapat beberapa entri. Untuk entri Allow terdapat berbagai tipe validation, untuk kepentingan contoh kita pilih Whole number. Masukkan pilihan greater than or equal to untuk entri Data. Dan angka 0 untuk bagian entri Minimum. Klik tombol OK.
   
   
6. Kembali ke worksheet kita seakan-akan tidak terjadi apa-apa. Sekarang, cobalah pilih menu Data Validation -> Circle Invalid Data.
   
   
   
   Akan terlihat kalau angka 19I000 yang salah akan dilingkari dengan warna merah. Terlihat dengan jelas bagaimana sekarang kita dapat menandai penulisan yang salah dengan kondisi validasi data yang kita masukkan sebelumnya.
   
   
7. Sekarang coba hapus isi cell D4 dan ganti dengan angka 191000. Apa yang terjadi? Lingkaran merah akan hilang secara otomatis dan total penjumlahan akan bernilai 366000. 
8. Cobalah ganti lagi isi cell D4 dengan angka yang salah, misalkan 19C000. Apa yang terjadi? Karena data validation akan memproteksi isi cell kita dengan kondisi yang sudah kita definisikan, maka pada saat memasukkan data yang salah akan muncul pesan error seperti gambar berikut.
   
   
9. Selesai

Demikian para pengunjung, telah dijelaskan dengan contoh bagaimana data validation bekerja.  Jika ingin berdiskusi lebih jauh mengenai artikel ini ataupun fasilitas Excel lainnya maka Anda dapat bergabung di user group Facebook kita di https://www.facebook.com/groups/belajarexcelinfo.